ORGANISER UN PROJET ÉTUDIANT À L’UNIVERSITÉ PARIS NANTERRE

A qui s'adresse cette procédure ?

Toute organisation de projets sur le campus, à l’intérieur ou à l’extérieur, quelle qu’en soit la nature, doit être soumise à plusieurs avis et autorisations de l'université.

Le formulaire de demande ci-dessous s'adresse :
  • aux associations étudiantes de l'université
  • aux étudiant·e·s porteurs de projets financés par la CAPE
Cette procédure ne s'applique pas :
- aux projets tuteurés
- aux projets portés par une personne ou structure extérieure à l'université
- aux projets portés par des services ou départements internes à l'université

Tout dossier incomplet ou hors délai ne pourra être traité. En cas d'éléments manquants, il pourra vous être demandé de reporter le projet à une date ultérieure.

DÉLAI DE TRAITEMENT MINIMUM :
  • Demande simple (réservation d’amphithéâtres ou de salles en l’état) : 15 jours ouvrés
  • Demande pour un projet de nature événementielle, avec contraintes techniques (matériel ne se trouvant pas dans les espaces) ou en dehors des horaires d’ouverture de l’Université : 2 mois minimum
  • Le très grand nombre de projets peut allonger le traitement administratif de vos demandes. Afin de faciliter ce suivi, vous êtes invités à anticiper vos démarches.
  • Aucune demande ne sera traitée en période de vacances universitaires, période non comptabilisée dans les 15 jours ouvrés indiqués plus haut.





Comment faire une demande ?


Étape 1 : préparer l'ensemble des documents et informations dont vous aurez besoin (pièces administratives, autorisation d'UFR...). Vous pouvez préparer les textes rédigés dans un document, afin de copier-coller les informations dans le formulaire.
Étape 2 : avant de saisir le formulaire, se connecter avec vos identifiants UPN en cliquant sur "Connexion KSUP" en haut de la page. Vous serez redirigé vers la page d'accueil du site culture.u-paris10.fr et devrez à nouveau vous rendre sur cette page.
Étape 3 : remplir le formulaire et joindre les différents documents.
Étape 4 : avant de valider le formulaire, nous vous conseillons d'en sauvegarder une copie. Vous pouvez par exemple utiliser un programme dédié à l'impression au format PDF.
Étape 5 : valider le formulaire. Vous serez redirigé vers une page de confirmation de l'envoi de la demande.
Étape 6 : un mail d'accusé de réception de votre demande vous sera envoyé.

Documents à télécharger


 

FORMULAIRE DE DEMANDE EN LIGNE

* Champs obligatoires

L'ÉTUDIANT·E

L'ASSOCIATION (le cas échéant)

Prénom et NOM de l'étudiant·e* :
Adresse postale de l'étudiant·e* :
Adresse mail de l'étudiant·e* :

Téléphone de l'étudiant·e* :
Nom de l'association (le cas échéant) :

Mail de l'association :

Association étudiante recensée auprès du SGACAC pour 2016-2017 :

 

Nombre de personnes impliquées dans l’organisation* :

Structures partenaires/invitées dans l'organistion du projet (association, entreprise…)* :


► Types de projet
(plusieurs choix possibles)* :








Si projet de type "Autre", précisez :

Descriptif détaillé du projet* :

 

Date(s) du projet* :


Horaires du projet* :

Horaires de l’installation :
Horaires du début de l’événement :
Horaires de fin de l’événement :
Horaires de fin du rangement/ de la désinstallation :


Lieu(x) (plusieurs choix possibles)* :

1.
2.
3. 
4. 

Précisez les lieux envisagés* :
Exemples : Pour une salle, capacité d'accueil, équipé pour la vidéoprojection..., liste des halls de bâtiments et des installations sportives, localisation exacte des emplacements extérieurs (pelouse face au bâtiment F...)



ATTENTION :

Pour l'occupation des halls de bâtiment et des installations sportives, joindre obligatoirement les annexes préalablement signées par les responsables d'UFR des bâtiments concernés par le projet (à télécharger ci-contre) :

► Nombre de personnes attendues (public)* :

► Liste des personnalités institutionnelles présentes (pour des raisons de sécurité)* :

► Caractéristiques du projet* :








Nombre de tables :

Nombre de chaises :

Liste du matériel apporté par l'association* :

Commentaires additionnels :


PIÈCES À JOINDRE :

► Photocopie de la carte étudiant du responsable de projet (ou certificat de scolarité)* :
► Attestation d’assurance responsabilité civile de l’association ou du porteur de projet en cours de validité* :
► Présentation plus détaillée du projet (facultatif) :

                                                                        

LES ENGAGEMENTS DU PORTEUR DE PROJET :

L’association et/ou l’étudiant porteur du projet s’engage :
- A ne pas troubler l’ordre public ou créer de nuisances,
- A ne pas gêner la circulation des personnes et leur évacuation,
- A respecter toutes les règles relatives aux conditions d’utilisation des bâtiments universitaires,
- A rendre les espaces occupés dans le même état de propreté qu’à l’arrivée, dans un périmètre minimum de 50m autour de l’événement,
- A éliminer l’ensemble des déchets liés à la manifestation dans les conteneurs prévus à cet effet.
- De manière générale, à respecter et à faire respecter le règlement intérieur et la charte du savoir vivre ensemble de l’Université.

En cas d’utilisation des espaces verts :

- L’organisateur devra utiliser un matériel adapté aux espaces verts (structures légères, petit groupe électrogène…).
- Les allées piétonnes alentours ne pourront être utilisées pour décharger ou installer le matériel.
- Les lieux devront être laissés propres : l’organisateur devra assurer le rangement et le nettoyage complet des espaces après l’événement. Une visite contradictoire pourra être effectuée après l’événement en présence de M. Genest, responsable des espaces verts de l’Université, et l’organisateur afin de vérifier la bonne remise en état des espaces.
- La Direction du Patrimoine informera l’organisateur de toute autre condition d’utilisation des espaces.

En cas d’organisation d’un barbecue :
- L’organisateur devra être autonome sur les aspects matériels et logistiques : barbecue, charbon en quantité suffisante, rallonge électrique…
- Il est formellement interdit d’utiliser la végétation ou les aménagements extérieurs présents sur le campus pour alimenter le feu (risque toxique)
- Un périmètre de sécurité devra être établi autour du barbecue afin de limiter la proximité du public présent
- Un extincteur devra être à disposition à proximité de la zone barbecue. Il est à retirer auprès des appariteurs de la Maison de l’Étudiant en échange d’une carte étudiante.

En cas de consommation d’alcool :
- L’organisateur est seul responsable des modalités et risques liées à la distribution et à la consommation d’alcool lors de l’organisation d’un événement.
- La distribution et la consommation d’alcool fort est strictement interdite (supérieur à 18°).
- La distribution d’alcool aux mineurs est strictement interdite.
- La consommation d’alcool est limitée à 2 consommations par personne.
- La distribution d’alcool à une personne en état d’ébriété est strictement interdite.
Une concertation à ce sujet est en cours à l'université. Si votre projet comprend cette dimension, vous pourrez être amené à apporter des éléments complémentaires.

La responsabilité personnelle du demandeur et de l’organisateur seront engagées si des dégradations ou infractions étaient constatées sur les locaux, mobiliers et matériels mis à disposition. A cet effet, un état des lieux pourra être effectué au début et à la fin de l’événement.


écoutez le mot à saisir

Mis à jour le 27 mars 2017